Con fecha 13 de febrero de 2020, la Comisión para el Mercado Financiero (CMF) dictó la Norma de Carácter General N° 434 que tiene por objetivo autorizar mecanismos para el uso de firma electrónica en la suscripción de las actas de sesiones del directorio de las sociedades anónimas fiscalizadas por esa Comisión.

Dicha norma establece como mecanismos para la suscripción de las actas aquellos que cumplan con las condiciones contempladas en la Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, los cuales son:

i. Firma electrónica simple, que conforme a lo establecido en la letra f) del artículo 2 de dicha ley, corresponde a cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor; y

ii. Firma electrónica avanzada, que conforme a lo establecido en la letra g) del artículo 2 de dicha ley, es aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

Para efectos de comprobar la identidad de un director que suscribió electrónicamente el acta empleando firma electrónica simple, los sonidos, símbolos o procesos electrónicos que emplee para ello deberán ser previamente acordados por el directorio. Asimismo, el gerente general, o quien haya oficiado como secretario en la respectiva sesión, deberá dejar constancia al incorporar el acta en el libro que se mantiene para esos efectos, del hecho que dicha firma electrónica corresponde al director que aparece suscribiendo el acta respectiva.

Por último, existen distintos modelos de firma electrónica simple, dentro de los cuales podemos destacar los siguientes [1]:

a. Firma Electrónica Indirecta (username/password): consiste en la identificación y verificación de identidad de una persona, a través de un username y un password (clave de uso personal), en un sistema que cumpla con un conjunto de características mínimas.

b. Firma Electrónica en E-mail: consiste en el envío de un email firmado (y posiblemente cifrado), en el cual se adjuntan uno o más documentos, como attachments. En este modelo, existe un emisor del documento (que no necesariamente es su autor) y un receptor del documento.

c. Firma Electrónica en Documento: consiste en el envío de documentos electrónicos, no necesariamente a través de email, que contienen una firma dentro de su estructura.

Hacemos presente que, sin perjuicio de otras modalidades que puedan resultar aplicables para estos efectos, en la actualidad los documentos de Adobe Acrobat (PDF), y los documentos de la suite Microsoft Office, a partir de la versión 2000 en adelante (esto es MS Word, MS Excel y MS PowerPoint) admiten incluir dentro de ellos una firma electrónica simple, sujeto a los certificados digitales que deban generarse internamente en cada entidad que desee implementar el modelo.